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内蒙古商贸职业学院《归档文件整理规则》实施办法
时间:2017-11-03 10:07:28  来源:  作者: 点击数:142

 


                                                  第一章 总则

第一条 为适应档案管理现代化需要,简化工作程序,提高工作效率,改革归档文件整理方法,依据《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2000)和教育部颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》精神,结合本院实际,制定内蒙古商贸学院《归档文件整理规则》实施办法。
    第二条 本实施办法适用我院在教学、科研、行政管理等活动中形成的,已办理完毕、作为档案保存的各种纸质文件材料及软盘材料的整理。
    第三条  归档文件的整理,应遵循文件形成的基本规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,提高工作效率的原则。
    第四条 本实施办法所指的归档文件整理,是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

第二章 归档文件整理的组织工作 

第五条 本院系、处(室)公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料,由各部门专、兼职档案员进行整理,按照《内蒙古商贸学院档案管理办法》和《内蒙古商贸学院各部门归档范围与保管期限表》的规定定期向档案室移交。
    第六条 各系、处(室)公司等部门的兼职档案员应做好归档文件材料的平时积累、收集,严格登记检查,妥善保管。
    第七条 档案室人员必须严格履行岗位职责,加强与系、处(室)公司等部门的联系,进行业务指导,严把质量检查关。 

第三章 归档文件的整理 

第八条 归档文件的整理单位与装订
    一、归档文件以件为单位进行整理,一般以每份文件为一件。特殊情况可遵循便于整理和利用的原则,根据文件材料的实际情况灵活处理,下列文件或文本在装订时,作为一件:
    (一)文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的,可将正本与历次稿本各作为一件;
    (二)正文与附件一般为一件,如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件;
    (三)正文与文件处理单(包括拟办单、发文稿纸、签批条等)作为一件;
    (四)原件与复制件作为一件;
    (五)转发文与被转发文作为一件;
    (六)装订成册的报表、名册、图册等,按其本来的装订方式,一册(本)作为一件;未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组为一件;
    (七)请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件,可作为一件;
    (八)学院会议记录,包括党委常委(扩大)会、书记办公会、民主生活会、党政办公会等,以每次会议为一件,以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序。学院各系、处(室)公司的会议记录一年作为一件;
    (九)在教学类档案中,一般采用:
      1、全日制和成人教育学籍档案一般情况下一个班级作为一件;
      2、全日制和成人教育招生名册按批次计件,一个批次作为一件或视材料的实际情况而定;
     3、学籍变动中的发文、审批表等可视实际情况作为一件或数件;
     4、四、六级英语成绩,同一批次的作为一件;
    (十)出版物的正本,按出版物正本的自然状态界定件;同一种期刊的不同底稿视作一件。
    (十一)仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。
    (十二)科研档案中,课题研究项目文件材料按其自然形成规律,保持文件之间的有机联系,视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如:研究成果鉴定材料、成果报奖材料、技术文件各为一件或多件??翁獬晒郊拷隙嗷蛘咛癫灰鬃岸?,也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的,以其自然状态视作一件;
    (十三)基建类档案中,一类基建图纸视作一件;
    (十四)财会档案中,一本会计凭证、帐册各为一件,一个会计核算单位的一份报表作为一件。
    (十五)行政类审计档案,审计结果通知书与底稿作为一件,如果底稿数量较多,可视情况分为几件。
    二、以件作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后,或者汉文本在前,少数民族文字文本在后;文件处理单排在文件前面;发文稿纸排在正文后面。
    三、对规格大于A4型纸的报表、图样等文字材料,按照A4型纸的尺寸加以折叠,注意尽量减少折叠次数,同时,折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。
    四、归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括:
    (一)对破损的文件应予修整;
    (二)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制,包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等。
    (三)去除易锈蚀的金属物,包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。列为短期保存的文件及已经装订成册的刊物、书籍等(特别重要的除外),可保持原貌。
    五、装订采用左侧装订,文件材料左、下侧应对齐。采用三孔一线法装订。尽量保持文件原貌,不得随意裁切文件。
    六、教学档案中的学籍成绩卡每班为一件,并加封面和封底后装订。
    第九条 归档文件的分类
    归档文件的分类按《内蒙古商贸学院档案分类表》执行。
    第十条 归档文件的排列
    一、归档文件的排列,是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
    二、归档文件的排列应坚持"事由"原则,即同一事由形成的相关文件排列在一起。"事由"是指一件具体的事,一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等;同一事由内归档文件的排列,一般按文件形成时间的先后顺序排列,也可按文件的重要程度排列,重要的、结论性的文件在前,其它在后。
    三、不同事由归档文件的排列:
    (一)按不同事由办结时间的先后顺序排列;
    (二)按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其它工作形成的排在后面,或将综合性工作形成的文件排在前面,具体业务工作的排在后面;
    第十一条 归档文件编号
    一、归档文件编号,每件文件分别编写页号,正面编在右上角,反面编在左上角。归档文件材料应依据分类、排列的次序逐件编号,并以归档章的形式在归档文件上注明。
    二、归档章设置全宗号、年度、件号、分类号、保管期限。其中年度采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示;保管期限分永久、长期、短期"表示。
    三、归档章一般盖在归档文件首页中间的空白位置,不要压盖文件字?;蛴肱疚淖值戎氐?。

第十二条 编制归档文件目录
    一、归档文件在分类、排列、编号以后,以件为单位编制目录。

二、归档文件目录为A4横式。设置有件号、责任者、文号、题名、日期、保管期限、页数、备注等项目。归档文件目录填写要求如下:
    责任者:文件的发文机关或署名者。
    文号:文件的发文字号。填写时应照实抄录,不得省略或改动。年度统一使用方括号[]。
    题名:文件标题。应对文件的标题照实录入。录入题名时应注意如下问题:
     1、作为一件时,编目一般只著录第一份文件,如果第一份文件的标题不能正确揭示该件内容时,应根据该件的内容重新拟写标题,新拟或补充的标题要加"[]"号。
  2、文件无标题或标题含义不明时的处理方法:一是文件标题是"通知""便函"一类的,根据文件内容重新拟写标题;二是批转性文件只反映字号的,根据文件内容补充题名?;ǖ蛋?、科研档案涉及工程、课题的材料,著录时要注明相应工程、课题的名称。新拟或补充的题名要加"[]"号;
  3、正文有重要附件而正文题名又不反映附件内容的,附件题名须录入,外加"[]"号。
 日期:指文件的形成日期(或生效日期)。以8位阿拉伯数字标明年、月、日,如2005109应写为20051009。
   
保管期限:归档文件保管期限按《内蒙古商贸学院部门归档范围、保管期限表》的有关规定进行鉴定、填写。
    页数:每一件归档文件的总页数??瞻滓巢患剖?。单份文件作为一件时,若文件本来就有页码,则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时,应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。为便于管理,每件都采用铅笔编页号。文件正文编有页号的,只续编底稿页号。
  备注:填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
    三、归档文件目录应按规范要求装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、分类号等项目
    第十三条 归档文件的装盒
    一、档案盒的样式、规格及质量要符合国家有关规定,由档案馆统一提供。
    二、归档文件应按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时,按照分类方法,将同一类别文件装在一起,不同类别的归档文件不要装入同一档案盒中。
    三、在档案盒盒脊上准确标识各检索项。包括年度、分类号、盒内归档文件起止件号。
    四、备考表。是对盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
    盒内文件情况说明:要求填写盒内归档文件需要说明的情况,包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损等),整理工作完毕后归档文件的修改、补充、移出、销毁等,以及说明归档目录中备注项加"*"号的内容。
    整理人:由兼职档案员签名;
    检查人:由部门分管档案工作的负责人审核后签名。
    日期:填写归档文件整理完毕的年、月、日。

第十四条 本办法由学院档案室负责解释。

第十五条 本办法自印发之日起执

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